家庭で導入した便利なWEBサービスやツールの紹介と連携方法やノウハウについて【時短ライフハック】

世の中には様々な便利なSaaSサービスやWEBツールがありますが、仕事だけでなく家族で利用しても便利ですよね。
同棲中のカップルや結婚した夫婦、ルームシェアなどしている人たちに向けて一緒に暮らしている人たちが利用すると便利なサービスとその連携についてまとめてみました。

スケジュール共有のための『Googleカレンダー』

Googleカレンダー

一緒に生活している中でまず大事なのはスケジュールの共有ですよね。
スケジュールサービスは数多くありますが、機能の拡充性や安定性を考えるとやはり『Googleカレンダー』が最強ですね。
運用上の意識しているところは以下のポイントです。

  • 個人予定 / 共通予定 / ルーチン予定で登録カレンダーを分ける(色分けも)
  • Google公式カレンダーのアプリを使ってお互いの予定をシェアする
  • GoogleHomeと連携して朝の準備中にスピーカーから予定を読み上げさせる
  • 新規予定が追加されると通知用のLINEグループに共有される

「えっ今日ご飯いらなかったの!?」とか「今日◯◯の予定じゃなかったっけ!?」みたいなすれ違いって勿体無いですよね。
ということで他のどんなサービスを入れるよりもまずGoogleカレンダーで予定を共有することをおすすめします!
設定周りの参考は以下の記事を参考にしてください。

他のユーザーとカレンダーを共有する - カレンダー ヘルプ
家族や友だち、同僚とカレンダーを共有できます。 メインのカレンダーを共有すると、他のユーザーに自分のスケジュールを知らせることができ
‎Google カレンダー
‎iPhone または iPad に公式の Google カレンダー アプリをインストールして、時間の無駄を省いて毎日を有意義に過ごしましょう。 • カレンダーの表示形式 - 月ビュー、週ビュー、日ビューの 3 つの表示形式があり、簡単に切り替えることができます。 • Gmail からの予定 - フライト、ホテル、コン...
Googleカレンダー - Google Play のアプリ
Android 搭載スマートフォンやタブレットに公式の Google カレンダー アプリをインストールして、時間を無駄にすることなく毎日を有意義に過ごしましょう。 • カレンダーの表示形式 - 月ビュー、週ビュー、日ビューの 3 つのビューを簡単に切り替えられます。 • Gmail からの予定 - フライト、ホテル、コ...
Google Homeでスケジュールを管理する便利な使い方 | AIS
Google Homeは音声操作でスケジュール管理ができます。Googleサービスを利用すれば、スマホやパソコンとの連携も可能です。そこで、Google Homeを利用したおすすめのスケジュール管理方法をご紹介します。

※LINEの通知周りについては記事後半で書いてます。

タスク共有のための『Trello(トレロ)』

Trello

予定共有の次に大事なのはToDo管理ですよね。(仕事と一緒!)
ToDo管理ツールも星の数ほどありますが、共有のしやすさや使い方の自由度を考えるとベストは『Trello(トレロ)』です
リスト管理ができ、カード内も自由に記載できたり、テンプレートタスクを用意できたりするのもTrelloの良いところですよね。
Trelloでは以下のような運用をしています。

  • 個人タスクと共有タスクでボードを分ける
  • 目的別にリストをたてる(買うもの / 行きたいところ / やりたいこと/ 話し合うこと など)
  • 優先度合いが高いものやボールについてはラベルで管理
  • 消化したタスクはアーカイブ化する
  • タスクが新規追加されたときは通知用のLINEグループに共有される

日常の買い物的な雑用的なタスクから、行きたいところ/やりたいことなど前向きなタスクまで幅広く取り扱っていくとよいと思います
タスクが可視化されることでお互いの負担に気がつけたりするかもしれないですね

Trello
驚きの使いやすさ。際限の無い柔軟性。抜群のモバイルアプリ。無料。Trelloを使えば、全体像から詳細まですべてを明快に整理できます。
Trello
Organize anything, together. Trello is a collaboration tool that organizes your projects into boards. In one glance, know what's being worked on, who's working ...

Trelloの運用におすすめのChromeアドオン

▼ラベルを見やすくするアドオン

Card Color Titles for Trello
Show the Card label titles on trello.com for easier communication in a team

▼カード自体を色付けするアドオン

Card Colors for Trello
Takes card label colors, either merge them or pick the first and add them to the entire card.

▼Gmailのメールをそのままタスクとして登録できるアドオン

Gmail-to-Trello
Gmail-to-Trello integration. Create new Trello cards from Google mail threads with backlinks.

ドキュメント / メモ共有のための『Evernote(エバーノート)』

Evernote

共同生活していく中で、相談事しているときのメモだったり何かしらの契約ドキュメントだったり、共通管理していくメモや書類は増えていくかと思います。
そういうときのドキュメント共有としておすすめなのが『Evernote』です
GoogleKeepなど他のメモアプリも候補にありますが、PDFや画像内の文字列検索できる点だったりIFTTTなどの外部ツールとの連携性を考えるとEvernoteがベストだなと結論に至りました
(お互いにEvernoteのアカウントをすでに持っていて利用していたという点もあります)
Evernoteの運用は以下のような感じです。

  • 共有アカウントではなくノートブックの共有で対応
  • 検索で探す前提なのであまりタグ分けなど細かなところに凝らない
  • リアルな書類で必要なものは写真で撮影してアップロード(検索対象にする)
  • 家電の取扱説明書などは公式サイトにPDFがあるのでそれを入れておく(ペーパーレス化)
  • 新規ノートが作成されたときは通知用のLINEグループに共有される

Evernoteは使えば使うほど恩恵を受けられるサービスなので、個人ノートもめちゃくちゃ活用しています
以下記事の管理方法を見ながら使ってみると良いかもしれません。

最高のメモアプリ - Evernote で大切なノートを整理
Evernote ではアイデア、プロジェクト、ToDo などを記録したり、忘れないように優先順位を付けたりすることが可能です。無料トライアルを是非お試しください!
Evernoteのノートブックとタグと保存された検索の使い方をすべて披露します | jMatsuzaki
私はもう3年以上Evernoteを使っており、Evernoteには2万を超えるノートが保存されています。これらの膨大なノートを「使える書庫」にするためにたどり着いた、「ノートブック」「タグ」「保存された検索」の構成をすべて晒します。
Evernoteマスターになれる10のTips

あとEvernote使うならEvernote Web ClipperというChromeアドオンは是非いれておいた方がよいです。
良いなと思ったWEBページをまるっとEvernoteにクリップしてくれます。

Evernote Web Clipper
Evernote の拡張機能を使用して、Web 上で見つけたページを Evernote アカウントに保存します。

パスワード管理は『1password(ワンパスワード)』

1Password

一緒に生活するようになると、家庭内Wi-Fiのパスワードだったり口座の暗証番号や共通ログインするサービスのID/パスワードなど管理しなきゃいけないID/パスワードは増えていきます。
パスワード管理サービスでおすすめなのが『1Password』です。
個別に管理するID/PASSと共有で使うID/PASSを権限分離しながらマルチデバイスで使える優れたサービスです。

多くのサービスでID/パスワードを求められる時代ですが、パスワードを使いまわしてるという人はかなり多く存在していると思います。
Facebookのようなインフラとも呼べるサービスですら数億人のパスワードを平文で保存していたりと常に流出の危険性を孕んでいる中、共通利用を続けているのはかなりリスキーです。
自分も昔は3~4種類の共通ID/PASSを使っていたのですが、1Passwordを利用するようになってから全てのサービスでランダムかつ長い文字列のパスワードに切り替えています。
そんな1Passwordでの運用ポイントは以下です。

  • ファミリープランでアカウント構築(個別アカウントより月額2ドルお得)
  • ロックアウトされた場合に備えて家族に復元権限を付与
  • 個人フォルダ(Vault)と共有フォルダ(Vault)を分けて管理
  • 1Password自体の二段階認証は利用しない(万が一1Password自体が流出したときのリスクが大きいため)
  • 二段階認証は基本的にSMS認証、できなければAuthyを利用(GoogleのAuthenticatorでも良いが、機種変のときに引き継げない致命的な問題がある…)
  • 二段階認証のバックアップ用のSMS番号は家族の携帯端末を指定しておく

今までパスワード管理を全然していない人が1Passwordを利用するときは、全てのサイトのパスワード変更とセットアップに半日ぐらいかかると思います。
でもそれを乗り越えると安全安心でかつパスワード入力がスムーズになる世界が待ってます。

いつポックリ死ぬかわかりませんが、死後WEBサービスのアカウントの処理をどうするかって問題がつきまとうので、そういうときのためにもパートナーと共同で1Passwordで管理しておくのもよいかもしれません…。

パスワードマネージャーの価格体系、および無料お試しのご案内 | 1Password
パスワードマネージャー、デジタル保管庫、ランダムパスワードジェネレーター、フォーム自動入力、および安全なデジタルウォレットを無料でお試し。 1Passwordファミリーで、家族全員のデータを保護・共有しましょう。 ライセンスまたはスタンドアロン保管庫からアップグレードできます。

お金の管理は『マネーフォワード』

マネーフォワード

家庭内でトラブルになりやすい問題としてお金がありますよね。
とはいえ共働きが主流のこのご時世、働きながら律儀に家計簿をつけていくには限界があります。
そんな多忙な社会人におすすめなのが、金融機関や電子マネー/ポイントサイトのデータを自動取得して家計簿を作ってくれる『マネーフォワード』です。
手入力の家計簿からレシートを撮影するタイプの家計簿までトライしましたが、結局どれもめんどくさくて長続きしませんでした。
その点、マネーフォワードは銀行口座との連携など最初の手続きさえ終わってしまえばあとは全自動で取得してくれます
もちろん現金ベースでの細かな利用状況の振り返りはできませんが、大まかな週次 / 月次単位の収支を追っておくには十分です。
(LINE PAYなどの電子マネーの利用シェアが増えればより細部まで計測できます。)

独立した家計を保ちたいという場合は個別にアカウント利用すればよいですし、一緒に管理したい口座については共通アカウントで利用していくとよいと思います

マネーフォワード ME | スマホで簡単 家計簿アプリ
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通知のための『LINE』と『IFTTT(イフト)』

IFTTT

ここまで仕事利用のツールも多かったので、もしかしたらコミュニケーションツールは『Slack』か『ChatWork』を利用しているのでは?と思われた方もいるかもしれませんが、コミュニケーションツールは『LINE』のままです
というのも写真共有だったりは『LINE』のアルバムを利用しているので、ここのコミュニケーションだけ『Slack』や『ChatWork』に切り替えてしまうと逆に工数なのでという事情がありますが…。

ただ色々なツールの更新通知を送るためにIFTTT(イフト)というサービスを使ってLINEに通知を飛ばしています
Googleカレンダーに予定いれたり、Evernoteに新しいメモあげても、その度に内容共有するのは大変ですよね。
なので作成されたら自動的に通知がいくようにIFTTTというハブツールを使って連携させました。

IFTTT
Get started with IFTTT, the easiest way to do more with your favorite apps and devices for free. Make your home more relaxing. Make your work more productive. K...
Evernoteに新しいノートを作った事をグループLINEで共有する
以前、Evernoteの共有機能によるお出かけの計画作りに関してご紹介しました。実際にこの方法を行っていると、Evernoteでノートを作った後にすぐ見て欲しい時は「作ったよー」とみんなに周知する事もしばしばあります。そうなんです。チェック

※IFTTTはライフログをとるのにも便利なので個人では参考にしています。

ライフログをEvernoteとIFTTTで無料&自動的に取る方法 | Mind-B
ライフログをEvernoteに残すとき、バラバラのノートをマージして一つのノートにするのは面倒。そこで有料アプリを使わずに、IFTTTを使うことで自動的に一つのノートにログを集約してみたらかなり便利だったのでやり方を紹介します。

(おまけ)ファミリーアカウントでお得になるサービス

ファミリーアカウントでお得になるサービスって結構ありますが、以外と切り替え忘れてたりしますよね
パートナーと2倍料金払っている人はこの機会に登録しているサブスクリプションサービスにファミリープランがないか確認してみてどうでしょう。

  • Nintendo Switch Online
  • Amazon Prime
  • AppleMusic
  • NETFLIX
  • 1Password

最後に

仕事のプロジェクトで業務効率化など時短に取り組んだ経験から家庭内でもやれることあるなと思い週末に少しずつ環境構築してました。
(こういう環境構築は早くにやった方が絶対でかい恩恵受けれるので…!)
導入にあたっては自分のやり方だけ追求できないのでパートナー側の意向だったり使いやすさも含めてケアしながら進めていくのが大事でした。
ただ広義では時短できる家具を買ったり、家事代行頼んだりそういうソリューションまで目線を広げていくことも大事だなと思ってるので今後はそういうところも色々試してみたいなと思いました。

最後までお読みいただきありがございました!

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