タスクや業務プロセスを書き出すことの重要性【生産性/働き方改革】

「生産性をあげたい」とか「働き方改革に取り組んでいるので業務フローの見直しをしたい」という人に絶対やってほしいのがそのプロセスを全て書き出すことだ。

これをやるかやらないかで大きく成果に差がでてくる。
いちいち書き出さなくても決め打ちで業務の再構築ができる人は一部の優秀な人材だし、そういう人は対象としていない。
だいたいの人はごちゃごちゃと頭の中で考えてしまうと、改善する要点を見落として場当たり的な改善施策を実施してしまう。
それを避けるためには、プロセスを全て書き出し全体を俯瞰して要点を掴む必要がある。
プロセスを書き出すときに注意したいのは、最初からグルーピングをせず思いつく限り細かく書き出してみることだ。
全体が見えない中でグルーピングを行ってしまうと、変な先入観や思い込みを持ってしまい、その後の改善プロセスを作る際の障害となってしまう。
『メモの魔力』的な言い方をすれば、抽象化をする前にファクト(事実)を可能な限りあげるということだ。
そして書き出したらその一連のプロセスに対して、以下の2つのグループに分ける。
①価値創造をしているプロセス
②作業的 / ルーチン的でアウトソースしても価値が落ちないプロセス
①の価値創造するプロセスにより多くの時間を割き、②のプロセスはなるべく無くす方向にすることが目指すべき方向性である。
よく生産性を上げたいという話で起こる議論は「削減」であるが、生産性を上げるためには生産性が高いプロセスの投下時間を増やすことも大事である。
もちろんそのプロセスを無限に増やすことはできず、効率が低減するラインはある。
しかしある程度までは生産性が高いプロセスが占める割合を増やすことで、全体の生産性が上がっていく。
『生産性』 / 伊賀 泰代
引用)『生産性』 / 伊賀 泰代

問題の本質は「残業を少なくすること」=量のコントロールではなく、
「仕事の生産性を上げること」=質のコントロール(向上)だからです。

また作業的/ルーチン的なプロセスについては、外部にアウトソースしていくのが大事ではあるが状況によってはアウトソースできない場合もあるだろう。
そういった場合には「重複」と「ショートカット(省略)」に着目してプロセスの再構築を行っていく。
「重複」とは同じプロセスを複数回やってる場合は、まとめて行うことで効率化できないか考えることで、「ショートカット(省略)」はそのプロセス自体を無くすことができないかという観点から効率化について考えることだ。
特に「ショートカット(省略)」については、「目的」/「価値」ベースで考えていくことが大事だ
そのプロセスの目的は何なのか理解してない場合、慣習的にそのプロセスを残してしまうケースがある。
何も目的を果たされていない形骸化したプロセスを削除するために「目的」ベースで考えることが大事だ。
また「価値」ベースで考えた際には、そのプロセス自体をそもそも取っ払った場合のマイナス価値と「価値創造をしているプロセス」に時間投下した場合のプラス価値を比較することで考えることが大事になる。
このようにプロセスを書き出した上で改善していくのだが、書き出すことによって良いメリットも生まれる。
それはプロセスの新旧表を作ることで第三者からアドバイスをもらいやすくなることや、そのプロセス表自体が簡易マニュアルになり業務の標準化を進めるのに利用できるという点だ。
これらのメリットからもプロセスの書き出しを推奨している。
生産性の改善に取り組まなければならない人たちは、まずプロセスの書き出しから初めてみてはいかがだろう。
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